Analizar especificaciones como un profesional: cómo utilizar los datos históricos
Aprenda a utilizar los presupuestos históricos para mejorar sus ofertas, estimar mejor los precios y tomar decisiones más rápidas.
Cada pliego de condiciones que lees te hace mejor. Pero la mayoría de los equipos de licitación solo leen el pliego de condiciones del contrato al que se presentan, y empiezan cada vez desde cero. Es como hacer un examen sin mirar los exámenes de años anteriores.
El poder de las especificaciones históricas se subestima sistemáticamente. Quien analiza sistemáticamente las especificaciones anteriores, escribe más rápido, fija precios más competitivos y toma mejores decisiones de GO/NO GO. Este artículo explica cómo.
Por qué los presupuestos históricos valen su peso en oro
Los contratistas se repiten a sí mismos
Los organismos públicos no redactan todos los pliegos de condiciones desde cero. Reutilizan plantillas, copian cláusulas y aplican patrones fijos. Un ayuntamiento que redactó hace tres años un pliego de condiciones para el mantenimiento de zonas verdes utilizará en el siguiente ciclo, en gran medida, la misma estructura, los mismos criterios de selección y criterios de adjudicación similares.
Esto supone una gran ventaja para quienes hayan leído la versión anterior. Antes de empezar a redactar, ya sabes cuáles son los requisitos, cómo se pondera cada uno y qué documentos debes preparar. Mientras tu competidor abre el pliego de condiciones por primera vez y tiene que averiguarlo todo, tú ya estás elaborando tu plan de acción.
La fijación de precios se vuelve predecible
Una de las partes más difíciles de una licitación es la fijación del precio. Si es demasiado alto, perderás por el precio. Si es demasiado bajo, sacrificarás el margen o, lo que es peor, despertarás la desconfianza del evaluador.
Las especificaciones históricas te proporcionan dos datos cruciales. En primer lugar, la estimación del poder adjudicador, que a veces figura explícitamente en las especificaciones o se puede deducir del procedimiento elegido (por debajo o por encima del umbral europeo). En segundo lugar, los importes adjudicados en contratos anteriores similares, con los que se puede triangular el precio de mercado.
Una empresa de TI que se presenta a un proyecto de software para una administración provincial puede averiguar, a través de pliegos de condiciones anteriores de esa misma administración, cuáles eran las tarifas diarias habituales, cuántas horas se estimaban normalmente y si había margen para solicitudes de cambio. Con esa información, no se fija el precio a ciegas, sino de forma informada.
Los criterios de selección ya no son una sorpresa
Cada pliego de condiciones contiene criterios de selección: los requisitos mínimos que debe cumplir para poder optar a la licitación. Por ejemplo, requisitos de volumen de negocios, referencias, certificaciones y capacidad de personal.
Al analizar las especificaciones de los últimos dos o tres años para un organismo contratante o sector específico, se observan patrones. ¿Este contratante siempre exige la norma ISO 9001? ¿Exige tres referencias de al menos el mismo volumen? ¿Aplica un umbral mínimo de facturación de 1,5 veces el valor del contrato?
Esa información determina tu decisión de seguir adelante o no. Si sabes que un contratista exige sistemáticamente VCA** y tú solo tienes VCA*, puedes empezar a trabajar en ese requisito, o decidir no presentar tu candidatura y dedicar tu tiempo a proyectos más prometedores.
Cuatro aplicaciones concretas
1. Identificar al contratante
Cada entidad adjudicadora tiene su propio estilo. Algunas redactan pliegues de condiciones estrictos que dejan poco margen para la interpretación. Otras dejan deliberadamente libertad en la elaboración y premian la creatividad en el plan de acción. Otras se centran principalmente en el precio y utilizan la evaluación de la calidad sobre todo como umbral mínimo.
Al leer entre tres y cinco pliegos de condiciones anteriores del mismo contratante, obtendrás un perfil:
¿Cómo sopesa este licitador el precio frente a la calidad? En algunos licitadores, la proporción es sistemáticamente de 40/60, mientras que en otros es de 60/40. Si lo sabes de antemano, puedes adaptar tu estrategia antes de que se publiquen las nuevas especificaciones.
¿Qué lenguaje y estructura espera el contratante? Algunos servicios quieren un plan de acción bien estructurado con una división fija en capítulos. Otros prefieren un enfoque narrativo. Las especificaciones anteriores te dicen exactamente qué formato funciona mejor.
¿Con qué rigor evalúa el contratante? Las respuestas a las preguntas formuladas en anteriores contratos permiten deducir el grado de rigidez del contratante. ¿Se responden las preguntas con flexibilidad? ¿Se modifican los requisitos tras una objeción? ¿O el servicio se mantiene inflexible en su formulación original?
2. Mejorar tus plantillas de presupuesto
Los equipos de licitación con experiencia trabajan con plantillas: textos estándar para la organización de proyectos, el control de calidad, la gestión de riesgos y la comunicación. La diferencia entre una plantilla mediocre y una excelente radica en el grado en que se adapta a lo que realmente piden los licitadores.
Al analizar decenas de especificaciones, descubrirás qué temas se repiten de forma estructural en tu sector. En el sector de la construcción, estos son la seguridad, la planificación, las molestias al entorno y la sostenibilidad. En el sector de las TIC, son la metodología de proyectos, la seguridad de la información, la gestión del cambio y los SLA.
Con ese conocimiento, puedes crear una biblioteca de respuestas que puedes ajustar para cada presupuesto, en lugar de tener que reinventar la rueda cada vez. Esto no solo te ahorra tiempo, sino que también mejora la calidad: tus respuestas son cada vez mejores porque se basan en lo que realmente se pide.
3. Desarrollar inteligencia de mercado
Las especificaciones contienen más información de la que la mayoría de los licitadores creen. A partir de un pliego de condiciones se puede deducir la dirección que va a tomar un servicio contratante. ¿De repente se solicita una arquitectura nativa en la nube, mientras que los contratos anteriores eran locales? Entonces se está llevando a cabo una estrategia de digitalización. ¿Aparecen nuevos requisitos en torno a la información sobre las emisiones de CO₂? Entonces, el contratante se está preparando para los requisitos de sostenibilidad que vendrán de Europa en 2026-2027.
Identificar estas tendencias te proporciona una ventaja estratégica. Puedes invertir en certificaciones y competencias que sabes que serán demandadas dentro de un año. Puedes establecer colaboraciones con partes que tengan experiencia complementaria. Y puedes adaptar tu posicionamiento a los temas que están surgiendo.
4. Evaluar la competencia
En las licitaciones públicas se publican las decisiones de adjudicación: quién ha ganado, por qué importe y con qué puntuación. Al combinar estos datos con los pliegos de condiciones y las notas informativas, se obtiene una visión general del panorama competitivo.
¿Qué empresas se inscriben regularmente en los mismos concursos que tú? ¿Cuáles son sus niveles de precios? ¿En qué criterios obtienen buenos o malos resultados? Tras un año de seguimiento sistemático, dispondrás de un dossier sobre la competencia que ningún argumento de venta puede ofrecerte, ya que se basa en datos reales sobre la adjudicación de contratos.
¿Dónde se pueden encontrar cubiertos históricos?
Las especificaciones son, en principio, documentos públicos, pero no siempre son fáciles de encontrar. Las fuentes más importantes son:
e-Procurement (Bélgica). La plataforma central para los contratos públicos belgas. Las especificaciones de los contratos activos se pueden descargar tras registrarse. Sin embargo, una vez finalizado el procedimiento, los documentos no siempre se conservan ni se mantienen accesibles.
TED (Europeo). Tenders Electronic Daily publica anuncios y notificaciones de adjudicación de contratos por encima del umbral europeo. Los pliegos de condiciones no se incluyen, para ello hay que acudir a la plataforma nacional.
Archivo propio. La fuente más valiosa es tu propio archivo. Cada pliego de condiciones que hayas descargado, cada nota informativa que hayas leído, cada decisión de adjudicación que hayas recibido... Guárdalo todo de forma sistemática. Al cabo de dos años, tendrás un conjunto de datos más valioso que cualquier fuente externa.
TenderWolf. TenderWolf está creando una base de datos de especificaciones técnicas con función de búsqueda que permite consultar especificaciones históricas y documentos relacionados. Se pueden realizar búsquedas por palabras clave, códigos CPV, entidad adjudicadora y periodo de tiempo. De este modo, en cuestión de segundos se pueden encontrar contratos similares que nunca se encontrarían de forma manual.
Práctico: crear un sistema
El análisis de presupuestos históricos solo resulta realmente rentable si se realiza de forma sistemática. Un sistema sencillo pero eficaz:
Paso 1: Defina su ámbito. Seleccione entre tres y cinco organismos contratantes que sean más relevantes para su empresa, además de entre dos y tres categorías CPV que cubran su actividad principal. No empiece con un ámbito demasiado amplio.
Paso 2: Recopilar. Descargue los pliegos de condiciones, las notas informativas y las resoluciones de adjudicación de los últimos dos o tres años para el ámbito seleccionado. Guárdelos en una estructura de carpetas organizada por contratante y por año.
Paso 3: Analiza los patrones. Examina los criterios de selección y adjudicación de cada contratante, la ponderación del precio frente a la calidad, las referencias y certificaciones solicitadas y el nivel de precios de las adjudicaciones. Anota lo que se repite de forma sistemática.
Paso 4: Elabora tus fichas de conocimiento. Crea un perfil resumido para cada contratante: sus requisitos estándar, su estilo, su nivel de precios, su comportamiento como evaluador. Esto se convertirá en tu «chuleta» para cada nuevo encargo de ese servicio.
Paso 5: Mantén y actualiza. Añade cada nuevo pliego de condiciones y decisión de adjudicación a tu archivo. Las tendencias cambian: los licitadores adaptan sus requisitos, los niveles de precios varían, surgen nuevos temas. Tus tarjetas de conocimiento solo son valiosas si están actualizadas.
La diferencia en la práctica
La diferencia entre un equipo de licitación que analiza las especificaciones históricas y uno que no lo hace es comparable a la diferencia entre un estudiante que practica con exámenes antiguos y otro que solo lee el libro de texto. Ambos están preparados, pero uno sabe exactamente lo que va a encontrar.
Ofertas más concretas, precios más competitivos, decisiones más rápidas y menos tiempo perdido en licitaciones sin posibilidades. No se trata de una innovación espectacular, sino de disciplina. Y funciona.
Empezar con TenderWolf
Con la base de datos de especificaciones TenderWolf, puede buscar especificaciones históricas por palabra clave, sector y contratista. Combínelo con el escaneo rápido de IA para obtener un análisis rápido del contenido y conocimientos del mercado para obtener información sobre la competencia.
Empieza gratis con TenderWolf y amplía tus conocimientos.