La nota informativa es uno de los instrumentos más subestimados en el proceso de licitación. Si se utiliza de forma inteligente, puede aumentar considerablemente sus posibilidades de ganar. En este artículo compartimos cómo sacar el máximo partido de ella.

¿Qué es la nota informativa?

En cada licitación, las partes interesadas tienen la oportunidad de formular preguntas sobre el pliego de condiciones. El poder adjudicador recopila todas las preguntas y respuestas en la nota informativa, que se distribuye a todos los interesados.

Este documento es importante por varias razones:

Aclara las ambigüedades en las especificaciones.
Puede dar lugar a cambios en el procedimiento.
Proporciona información sobre lo que consideran importante los competidores.
Ofrece oportunidades para adaptar mejor la tarea a tus puntos fuertes.

Hacer preguntas estratégicas

No todas las preguntas tienen el mismo valor. Aquí hay tres tipos de preguntas que aumentan tus posibilidades de ganar:

1. Preguntas aclaratorias

Estas preguntas te permiten saber exactamente lo que se te pide:

«En el apartado 3.2 se habla de «experiencia demostrable». ¿Podría especificar qué medios de prueba se aceptan para ello?».

2. Preguntas innovadoras

A veces puedes hacer que la tarea sea más favorable para tu situación:

«El requisito de un mínimo de 5 referencias parece desproporcionado teniendo en cuenta el alcance del encargo. ¿Estaría dispuesto a reducirlo a 3 referencias?»

3. Preguntas sobre innovación

De esta forma, demostrarás tu experiencia y crearás un valor diferenciador:

«¿Está abierto a soluciones alternativas que no se incluyan explícitamente en el pliego de condiciones, siempre que se pueda demostrar que conducen a mejores resultados?»

Lo que no debes preguntar

Algunas preguntas juegan en tu contra:

Preguntas demasiado específicas que revelan tu estrategia a la competencia.
Preguntas que puedes responder tú mismo leyendo las especificaciones técnicas.
Quejas disfrazadas de preguntas que te hacen parecer poco profesional.
Preguntas sobre los precios de la competencia o la conformidad con el mercado

Leer la nota como fuente de inteligencia

Las preguntas de los demás dicen mucho sobre el mercado:

Número de preguntas: un gran número de preguntas sugiere un amplio interés (más competencia).

Tipo de preguntas: las preguntas técnicas detalladas indican que se trata de candidatos serios.

Solicitudes de modificación: es probable que los competidores que deseen flexibilizar determinados requisitos no cumplan con ellos.

Propuestas de innovación: destaca a los actores ambiciosos que desean diferenciarse.

El momento lo es todo

La fecha límite para formular preguntas suele ser entre 10 y 20 días antes de la fecha de inscripción. Planifica tus preguntas de forma estratégica:

Preguntas tempranas:

Aclaraciones fundamentales
Cuestiones de procedimiento
Preguntas que influyen en todo tu enfoque

Deja preguntas:

Preguntas detalladas (para que los competidores tengan menos tiempo para reaccionar ante los cambios)
Preguntas estratégicas que no quieres que otros respondan

Cuándo no es necesario inscribirse

La nota informativa también puede ser una señal para abandonar:

El contratante rechaza las adaptaciones razonables.
Las respuestas revelan que la tarea ya parece «asignada».
La complejidad resulta ser mucho mayor de lo que se pensaba.
Las preguntas importantes reciben respuestas evasivas.

Esto te ahorrará el tiempo y los gastos de una inscripción sin posibilidades.

Consejos prácticos

Lea la nota de licitaciones anteriores del mismo servicio (a través de TED o e-Notification).
Haz preguntas de forma anónima si quieres proteger tu estrategia.
Sé profesional en tu uso del lenguaje.
Documente todo: la factura puede ser relevante desde el punto de vista jurídico en caso de reclamación.

Nunca más volverás a perder una factura

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La nota informativa: tu arma secreta en las licitaciones