La mayoría de las empresas que licitan en contratos públicos tienen una tasa de éxito inferior al 20 %. Esto significa que cuatro de cada cinco licitaciones se pierden, incluyendo las decenas de horas invertidas en ellas. Sin embargo, hay organizaciones que ganan de forma constante, a veces con una tasa de éxito del 40 % o más. ¿Qué hacen de diferente?

Tras años de experiencia en el mundo de la contratación pública, observamos cinco patrones que distinguen a las empresas ganadoras del resto. No se trata de consejos vagos, sino de estrategias concretas que puede aplicar mañana mismo.

1. Seleccionar con mayor precisión: la decisión GO/NO-GO

La mejora más impactante que puedes hacer no es escribir mejor, sino elegir mejor.

Las empresas con una alta tasa de éxito no se apuntan a todo. Aplican una evaluación sistemática GO/NO-GO antes de invertir ni siquiera una hora en un presupuesto. Las tres preguntas clave son:

¿Podemos hacerlo? ¿ Cumples todos los criterios de selección? ¿Tienes las referencias, certificaciones y capacidades adecuadas? Sé sincero: si no cumples dos de los cinco requisitos, es poco probable que lo consigas.

¿Lo sabemos? ¿Tienes la experiencia necesaria? ¿Has llevado a cabo proyectos similares con éxito? Una entidad contratante no quiere una empresa que «ya se las arreglará», sino experiencia demostrada.

¿Lo queremos? ¿ Encaja este encargo con tu estrategia? ¿El margen es saludable? ¿Puedes liberar al equipo? Ganar un encargo que no puedes ejecutar de forma rentable es peor que perderlo.

Quien se presenta a diez licitaciones y gana tres, sale ganando frente a quien se presenta a treinta y gana cuatro. Las horas que ahorras en licitaciones sin posibilidades, las inviertes en los proyectos en los que realmente puedes marcar la diferencia.

2. Conoce a tus competidores antes de empezar a escribir.

Muchos licitadores se centran exclusivamente en el pliego de condiciones y se olvidan de la competencia. Pero una licitación no es un examen, es una competición. No es necesario obtener una puntuación perfecta, solo hay que obtener una puntuación mejor que la del resto.

Antes de empezar a escribir, investiga:

¿Quién más participa? Consulte adjudicaciones anteriores de contratos similares con el mismo poder adjudicador. A menudo verá que se repiten los mismos nombres. Al analizar los datos históricos de adjudicaciones, sabrá quiénes son sus competidores y cómo se posicionan.

¿Cuáles son sus puntos fuertes y débiles? Si sabes que el competidor X siempre ofrece precios muy competitivos, pero su plan de acción es mediocre, entonces sabes dónde puedes diferenciarte. Si, por el contrario, el competidor Y destaca por su calidad, pero es caro, entonces un precio competitivo puede ser lo que te haga decidirte.

¿Cuál es el precio de mercado? A partir de los importes históricos adjudicados, puedes estimar lo que el poder adjudicador espera pagar. Un precio que supere en un 30 % la última adjudicación es casi imposible de ganar, independientemente de tu puntuación de calidad.

3. Escribe para el evaluador, no para ti mismo.

La mayoría de las solicitudes son evaluadas por un comité de entre tres y cinco personas. A veces leen diez o más ofertas al día. Piensa en lo que eso significa para tu forma de escribir.

Hazlo fácil de leer. Usa títulos claros que reflejen los criterios de evaluación de las especificaciones. Si las especificaciones piden «organización del proyecto», «garantía de calidad» y «gestión de riesgos», usa exactamente esos títulos. El evaluador no debería tener que buscar nada.

Sé concreto y específico. La diferencia entre un 6 y un 8 está en los detalles:

Vago (puntuación baja)	Concreto (puntuación alta)
«Nos comunicamos regularmente con el cliente».	«Nuestro jefe de proyecto envía cada lunes a las 9:00 un informe de progreso con un panel de control de KPI, un análisis de riesgos y una lista de puntos de acción. Cada dos semanas planificamos una reunión del comité directivo de 45 minutos».
«Tenemos una amplia experiencia en este tipo de encargos».	«En los últimos tres años hemos llevado a cabo 12 proyectos similares con una satisfacción media de los clientes de 8,4/10 (véase el resumen de referencias en el anexo C).»
«Garantizamos la calidad durante todo el proyecto».	«Aplicamos un sistema de calidad de tres niveles: control diario por parte del responsable de ejecución, auditoría semanal por parte del responsable de calidad y evaluación externa mensual conforme a la norma ISO 9001:2015».

Respete los límites de páginas. Si se indica «máximo 5 páginas A4», entregue entre 4,5 y 5 páginas. Si es demasiado corto, dará la impresión de que no tiene suficiente profundidad. Si es demasiado largo, no se leerá, o se le descalificará.

4. Utilice la Nota de Información de forma estratégica.

La Nota de Información (NvI) es el canal oficial para formular preguntas sobre el pliego de condiciones. La mayoría de los licitadores la utilizan únicamente para aclarar dudas. Los licitadores inteligentes la utilizan como instrumento estratégico.

Prueba los límites del pliego de condiciones. Si algún requisito no está claro, haz una pregunta específica. La respuesta se aplica a todos los licitadores, pero tú has tomado la iniciativa y puedes adaptar mejor tu oferta.

Señale los requisitos desproporcionados. Si el requisito de volumen de negocios solicitado es cinco veces superior al valor del contrato, o si las referencias solicitadas son demasiado específicas, pregunte si esto es proporcionado. Los poderes adjudicadores están obligados a establecer requisitos proporcionados y, a menudo, los adaptan tras una solicitud debidamente motivada.

Lee las preguntas de los demás. Las preguntas que plantean tus competidores te dan una idea de cómo interpretan el pliego de condiciones. A veces, esto te permite deducir qué enfoque eligen, lo que te permite diferenciarte.

Presta atención al calendario. Plantea tus preguntas con suficiente antelación antes de la fecha límite. Quien plantee preguntas en el último momento, deja poco margen al poder adjudicador para responder y corre el riesgo de que la NvI se publique demasiado tarde.

5. Evalúa sistemáticamente, incluso cuando pierdas.

La mayoría de las empresas dejan de pensar en una licitación tan pronto como conocen el resultado. ¿Han ganado? Celebración. ¿Han perdido? Lástima, pasemos a la siguiente. Eso es una oportunidad perdida.

Pide siempre feedback. En los contratos públicos, tienes derecho a preguntar por qué no has ganado. Las entidades adjudicadoras están obligadas a justificarlo. Aprovecha ese derecho: es un consejo gratuito sobre cómo mejorar.

Cree una base de datos de evaluación. Para cada licitación, registre: la entidad adjudicadora, el valor, su puntuación, la puntuación ganadora y los puntos de retroalimentación más importantes. Después de veinte licitaciones, verá patrones: ¿obtiene sistemáticamente una puntuación más baja en el componente de precio? ¿Su plan de acción es siempre demasiado vago? ¿Se equivoca en su selección de mercado?

Calcula tu tasa de éxito real por segmento. Quizás ganes el 40 % de los contratos de TIC, pero solo el 10 % de los proyectos de construcción. Esa información te ayudará a decidir si seguir adelante o no en la próxima oportunidad.

Comparte los conocimientos adquiridos internamente. Si tu equipo de licitaciones está formado por varias personas, organiza una breve evaluación de 30 minutos después de cada licitación importante. ¿Qué salió bien? ¿Qué haremos de manera diferente la próxima vez? Documenta esto para que no se pierda el conocimiento.

Conclusión: la disciplina vence al talento.

Los cinco consejos anteriores tienen una cosa en común: requieren disciplina y sistemática. No es la empresa con los mejores redactores la que gana la mayoría de las licitaciones, sino la que trabaja de forma más sistemática.

Seleccionar con mayor precisión, conocer a la competencia, escribir de forma concreta, utilizar estratégicamente el NvI y evaluar de forma coherente. No son ideas espectaculares, pero sí son los hábitos que marcan la diferencia entre una tasa de éxito del 15 % y una tasa de éxito del 40 %.

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