Quien desee participar en licitaciones públicas en Bélgica, inevitablemente entrará en contacto con la plataforma de contratación electrónica. Se trata del entorno digital central —gestionado por el Servicio Público Federal de Política y Apoyo (BOSA)— donde las autoridades públicas publican sus licitaciones, las empresas presentan sus ofertas y todo el proceso de licitación se lleva a cabo de forma digital. La plataforma es gratuita, tanto para las autoridades públicas como para las empresas.
En este artículo explicamos qué módulos incluye la plataforma, cómo registrarse y cómo sacar el máximo partido a las funciones de búsqueda.
Los módulos de e-Procurement
La plataforma consta de varios módulos, cada uno con una función específica en el proceso de licitación.
Notificación electrónica
e-Notification es la plataforma oficial de publicación de contratos públicos en Bélgica. Desde el 1 de enero de 2011, todos los anuncios, tanto belgas como europeos, se publican aquí. Desde el 1 de diciembre de 2017, todos los nuevos contratos superiores a 30 000 euros (sin IVA) solo están disponibles a través de esta plataforma.
Lo que puedes hacer como empresario a través de e-Notification:
- Buscar todas las licitaciones publicadas en el Boletín de Licitaciones.
- Crear perfiles de búsqueda basados en códigos CPV, regiones, tipo de encargo u otros criterios.
- Reciba notificaciones diarias por correo electrónico con tareas que coincidan con su perfil de búsqueda.
- Consulte el anuncio completo, el pliego de condiciones y todos los documentos relacionados.
Licitación electrónica
e-Tendering es el módulo que te permite, como empresario, presentar tu oferta de forma electrónica. Desde 2017, la presentación electrónica a través de e-Tendering (o una plataforma equivalente) es la norma para los contratos superiores a 30 000 euros.
Las funciones principales:
- Envío digital de ofertas con anexos, hasta la fecha límite de presentación.
- Seguir la sesión inaugural (para procedimientos públicos).
- Intercambiar mensajes y preguntas con la autoridad contratante a través de la plataforma.
Importante: e-Tendering garantiza que las ofertas se almacenan de forma cifrada hasta el momento de su apertura. Ninguna de las partes, ni siquiera la autoridad contratante, puede abrir su oferta antes de tiempo.
Mercado libre
El Free Market es un módulo específico para contratos que no alcanzan el umbral de publicación, normalmente el procedimiento de negociación sin publicación previa. En lugar de un anuncio público, la autoridad contratante invita directamente a las empresas a través de la plataforma.
Como empresario, puede aumentar su visibilidad en el Mercado Libre creando una tarjeta de visita en su cuenta. Las autoridades adjudicadoras pueden buscar estas tarjetas de visita cuando desean invitar a empresas a participar en un contrato por debajo del umbral de publicación. Una tarjeta de visita completamente rellenada, con los códigos CPV y la descripción de la actividad correctos, aumenta las posibilidades de que le inviten a participar.
Catálogo electrónico
e-Catalogue es el módulo para la gestión de catálogos y pedidos en el marco de contratos marco. Si, como proveedor, ha obtenido un contrato marco, utilice e-Catalogue para cargar su catálogo de productos y gestionar los pedidos.
Este módulo es especialmente relevante para los proveedores que ya disponen de un contrato marco. Para buscar y licitar nuevos contratos, las herramientas principales son e-Notification y e-Tendering.
Crear tu cuenta
Registrarse en la plataforma de contratación electrónica solo lleva unos minutos. El proceso consta de tres pasos:
Paso 1: cuenta personal. Cree una cuenta personal en publicprocurement.be. Su dirección de correo electrónico se convertirá automáticamente en su nombre de usuario.
Paso 2: añadir empresa. Vincula tu empresa a tu cuenta personal. Puedes vincular varias empresas a una sola cuenta, lo que resulta útil si trabajas para diferentes entidades.
Paso 3: Rellene la tarjeta de visita. Introduzca los datos de su empresa, sus actividades y los códigos CPV. Esta tarjeta de visita es visible para los organismos de contratación pública y determina su visibilidad en el mercado libre.
Un solo registro te da acceso a todos los módulos: e-Notification, e-Tendering, e-Catalogue y Free Market. No es necesario registrarse por separado para cada aplicación.
Perfiles de búsqueda: información diaria
Los perfiles de búsqueda en e-Notification son una de las funciones más potentes de la plataforma. Tras registrarte, puedes crear uno o varios perfiles basados en:
- Códigos CPV: clasificación europea de productos, servicios y obras.
- Región: federal, Flandes, Valonia, Bruselas o provincias y municipios específicos.
- Tipo de procedimiento: público, no público, negociación, etc.
- Importe mínimo: filtrar por valor estimado.
Si activas la función de mensajería, e-Notification te enviará un correo electrónico diario con todas las nuevas publicaciones que cumplan tus criterios. Así no te perderás ningún encargo relevante.
Limitaciones: los perfiles de búsqueda de e-Notification son relativamente básicos en comparación con las herramientas de monitorización especializadas. Se puede filtrar por códigos CPV y región, pero no por palabras clave específicas en los pliegos de condiciones, ni por datos históricos, ni por análisis de los poderes adjudicadores. Para quienes deseen participar de forma sistemática en licitaciones públicas, una herramienta como TenderWolf es un complemento valioso: permite realizar búsquedas más profundas, análisis más amplios y recibir alertas más rápidas.
Herramientas de apoyo
Además de los cuatro módulos principales, el ecosistema de contratación electrónica ofrece algunas herramientas adicionales:
Telemarc. Una interfaz web gratuita que permite a las autoridades adjudicadoras acceder a fuentes auténticas: el Registro Central de Empresas (KBO), la base de datos de la Seguridad Social (RSZ), datos sobre el IVA y la base de datos de acreditaciones para contratistas. A través de Telemarc, el adjudicador puede solicitar determinados certificados, de modo que el licitador no tiene que enviarlos.
eCertis. Una base de datos europea que recoge, por cada Estado miembro, los certificados y acreditaciones que se exigen en las licitaciones. Muy útil si te presentas a licitaciones en otros países de la UE y quieres saber qué documentos locales se exigen.
UEA/ESPD. El Documento Único Europeo de Licitación (UEA), el formulario estandarizado de declaración propia para contratos por encima de los umbrales europeos. La plataforma de contratación electrónica ofrece una herramienta integrada para rellenar y presentar el UEA de forma digital.
Consejos prácticos
Guarda tu UEA en formato XML. Podrás reutilizar el UEA en futuras inscripciones. El formato XML lo hace muy fácil.
Utiliza el servicio de asistencia técnica. Si tienes problemas técnicos con la plataforma, puedes ponerte en contacto con el servicio de asistencia técnica federal de contratación electrónica, disponible en días laborables de 8:30 a 12:00 y de 13:15 a 16:30 a través de [email protected] o en el 02 740 80 00.