Un soumissionnaire qui a une meilleure idée que ce que prescrit le cahier des charges veut naturellement la proposer. Mais est-ce autorisé ? La réponse dépend de la distinction entre variantes et options — deux instruments souvent confondus mais fondamentalement différents en droit.
Variantes
Définition
Une variante est une solution alternative qui s’écarte de la solution de base du cahier des charges. Le soumissionnaire propose une approche technique différente, un matériau différent ou un concept différent de ce que le pouvoir adjudicateur a demandé.
Quand les variantes sont-elles autorisées ?
La règle de base est stricte : les variantes ne sont autorisées que si le cahier des charges le mentionne expressément. Le pouvoir adjudicateur doit indiquer dans les documents de marché que les variantes sont autorisées et quelles conditions minimales les variantes doivent respecter.
Si le cahier des charges ne dit rien sur les variantes, elles sont interdites. Une offre qui soumet une variante alors que le cahier des charges ne le permet pas contient une irrégularité substantielle et est exclue.
Condiciones
Lorsque le pouvoir adjudicateur autorise les variantes, il doit :
- Mentionner les exigences minimales auxquelles la variante doit satisfaire.
- Préciser les critères d’attribution applicables à la variante (ceux-ci peuvent être identiques à ceux de la solution de base).
- Indiquer si une variante ne peut être soumise qu’accompagnée d’une offre de base, ou également de manière autonome.
Variantes libres et obligatoires
Variante libre. Le pouvoir adjudicateur autorise les variantes mais ne les impose pas. Le soumissionnaire peut proposer une alternative en plus de son offre de base.
Variante obligatoire. Le pouvoir adjudicateur demande explicitement une variante sur un aspect déterminé. Tous les soumissionnaires doivent alors soumettre à la fois une offre de base et une variante.
Options
Définition
Une option n’est pas une alternative mais un élément supplémentaire que le pouvoir adjudicateur peut acquérir en plus du marché de base. C’est un travail, une fourniture ou un service complémentaire prédéfini dont l’exécution dépend de la décision du pouvoir adjudicateur.
Exemples typiques
- Une option de prolongation : le pouvoir adjudicateur peut prolonger le contrat de 12 mois.
- Une option d’extension : fourniture de 50 postes de travail supplémentaires en plus des 200 du contrat de base.
- Une option de maintenance : contrat de maintenance optionnel après la période de garantie.
Comment les options sont-elles évaluées ?
Si le cahier des charges contient des options, le pouvoir adjudicateur indique comment celles-ci sont prises en compte dans l’évaluation. L’approche habituelle :
- Le prix de l’option est ajouté au prix de base pour la comparaison.
- L’évaluation technique peut avoir lieu séparément ou de manière intégrée.
- Le pouvoir adjudicateur n’est pas obligé de lever l’option — mais s’il le fait, les conditions du cahier des charges s’appliquent.
Options et règles d’estimation
Les options doivent être comptabilisées dans l’estimation de la valeur du marché. Si le marché de base s’élève à 120 000 € et l’option à 30 000 €, la valeur estimée est de 150 000 €. C’est pertinent pour la détermination du seuil et de la procédure applicable.
Différence variante vs option
| Aspecto | Variante | Option |
|---|---|---|
| Qu’est-ce ? | Solution alternative | Élément supplémentaire |
| Qui initie ? | Le soumissionnaire | Le pouvoir adjudicateur |
| Relation à l’offre de base | Remplace ou dévie | Complète |
| Autorisation nécessaire ? | Oui, explicite dans le cahier | Définie dans le cahier |
| Effet sur l’offre de base | Peut être autonome ou annexe | Toujours liée à la base |
Utilisation stratégique
Les variantes comme avantage concurrentiel
Si le cahier des charges autorise les variantes, c’est une opportunité de se différencier. Une variante innovante qui atteint les mêmes résultats à moindre coût ou avec une meilleure qualité peut faire la différence — à condition de satisfaire aux exigences minimales.
Attention : soumettez toujours également une offre de base conforme, sauf si le cahier des charges autorise explicitement de ne soumettre qu’une variante. Si votre variante est rejetée, vous disposez encore de votre offre de base comme filet de sécurité.
Tarifer les options stratégiquement
Pour les options, la tarification est stratégique. Si l’option sera probablement levée, tarifiez-la de manière réaliste. Si l’option est improbable, tarifiez-la à un prix compétitif bas — le prix bas de l’option améliore votre score total dans la comparaison.
Soyez prudent : si l’option est levée et que votre prix était trop bas, vous devez tout de même exécuter à ce prix.