Une offre solide sur le fond mais formellement défaillante peut être exclue avant même que l’évaluation de fond ne commence. Les irrégularités — des signatures manquantes aux écarts dans les prix — sont l’une des raisons les plus fréquentes pour lesquelles des soumissionnaires passent à côté d’un marché. La distinction entre une irrégularité substantielle et une irrégularité non substantielle détermine si l’erreur est fatale ou peut être corrigée.

Qu’est-ce qu’une irrégularité ?

Une irrégularité est tout écart dans l’offre par rapport aux exigences du cahier des charges, de l’avis de marché ou de la loi. L’AR Passation du 18 avril 2017 (articles 76 et 82) distingue deux catégories.

Irrégularités substantielles

Une irrégularité substantielle est un défaut qui :

porte atteinte à l’égalité de traitement des soumissionnaires,
modifie l’objet du marché,
rend l’évaluation de l’offre impossible, ou
fausse la concurrence.

Les irrégularités substantielles entraînent obligatoirement la nullité de l’offre. Le pouvoir adjudicateur n’a aucune marge d’appréciation — une offre comportant une irrégularité substantielle doit être exclue.

Exemples :

Le non-respect du délai de soumission. En retard, c’est en retard — le système bloque automatiquement la soumission.
Une réserve sur des conditions essentielles du cahier des charges. Si vous n’acceptez pas une condition contractuelle, vous modifiez l’objet du marché.
L’absence d’un prix pour un poste désigné comme substantiel dans le cahier des charges. Une proposition de prix incomplète rend la comparaison impossible.
La soumission dans la mauvaise langue. Si le cahier des charges prescrit le néerlandais, une offre en français est nulle.
Un défaut de signature lorsque le signataire n’est pas habilité et que ce défaut n’est pas régularisé à temps.

Irrégularités non substantielles

Une irrégularité non substantielle est un défaut qui ne fausse pas la concurrence et ne rend pas l’évaluation impossible. Le pouvoir adjudicateur peut dans ce cas retenir l’offre, éventuellement avec une demande de clarification ou de complément.

Exemples :

Une annexe manquante qui n’est pas essentielle pour l’évaluation.
Une erreur de calcul dans les prix (prix unitaire × quantité) — le pouvoir adjudicateur ajuste le prix total sur la base du prix unitaire.
Une erreur de forme dans la signature qui peut être corrigée.
Une déclaration incomplète qui peut être complétée sans modifier le contenu de l’offre.

Le pouvoir de demander des clarifications

L’article 76, §2 de l’AR Passation permet au pouvoir adjudicateur de demander aux soumissionnaires de clarifier ou de compléter leur offre. Il ne s’agit cependant pas d’une obligation — le pouvoir adjudicateur dispose d’un pouvoir discrétionnaire.

Limites de la clarification

Le droit de demander des clarifications a des limites claires :

La clarification ne peut pas modifier matériellement l’offre. Vous pouvez compléter un document manquant, mais pas soumettre un nouveau prix.
La clarification ne peut pas aboutir de fait à une nouvelle offre.
Le pouvoir adjudicateur doit traiter tous les soumissionnaires de manière égale. S’il donne à un soumissionnaire la possibilité de compléter un document, il doit le faire pour les autres dans des situations comparables.

Erreurs fréquentes et comment les éviter

Irrégularités liées aux prix

Postes non remplis dans le métré récapitulatif. Pour les marchés de travaux, le métré récapitulatif est contraignant. Un poste vide est généralement réputé inclus dans d’autres postes — mais si le cahier des charges en dispose autrement, cela peut mener à l’exclusion.

Erreurs de calcul matérielles. En cas de divergence entre le prix unitaire et le prix total, le prix unitaire prévaut en principe. En cas de divergence entre le montant en chiffres et en lettres, le montant en lettres prévaut. Mais ces règles ne s’appliquent que si le cahier des charges n’en dispose pas autrement.

Prix anormalement bas. Si le prix offert semble anormalement bas, le pouvoir adjudicateur doit demander une justification au soumissionnaire avant de pouvoir exclure l’offre. Le soumissionnaire a la possibilité de démontrer que son prix est réaliste.

Irrégularités de forme

Signature. L’offre doit être signée par une personne habilitée à engager le soumissionnaire. Si le signataire n’est pas inscrit au registre du commerce en tant qu’administrateur, une procuration doit être jointe.

Soumission électronique. Sur e-Tendering, le format de fichier correct doit être utilisé. Un fichier corrompu ou un fichier qui ne peut être ouvert constitue une irrégularité.

Langue. L’offre doit être rédigée dans la langue du cahier des charges. Pour les procédures bilingues, des règles spécifiques s’appliquent quant aux documents à rédiger dans quelle langue.

Irrégularités de fond

Écart par rapport aux spécifications techniques. Si le cahier des charges prescrit un produit spécifique ou une norme et que le soumissionnaire propose une alternative sans que le cahier des charges n’autorise les variantes, il s’agit d’une irrégularité substantielle.

Réserves. Toute clause dans l’offre qui déroge aux conditions contractuelles du cahier des charges constitue une réserve. Les nuances mineures sont parfois tolérées — les réserves fondamentales jamais.

Références ou certificats manquants. Si le cahier des charges exige des références ou certificats spécifiques comme critère de sélection et que ceux-ci sont absents, l’offre peut être exclue. Mais s’il s’agit de pièces justificatives qui peuvent être complétées après soumission (comme le DUME), le défaut peut être remédiable.

La checklist de conformité

Conseil pratique : Utilisez une matrice de conformité (ou red team) AVANT de soumettre votre offre. Laissez une personne d'expérience indépendante vérifier chaque exigence du cahier des charges par rapport à votre offre. Les erreurs détectées avant la soumission sont gratuite à corriger. Les erreurs détectées après (manque de signature, prix incomplet, mauvaise langue) entraînent l'exclusion — il n'y a pas de seconde chance.

Les bid managers expérimentés travaillent avec une matrice de conformité qui vérifie point par point les exigences du cahier des charges par rapport à l’offre. Une checklist minimale comprend :

Tous les documents demandés sont-ils joints (DUME, liste de références, fiche technique, inventaire des prix) ?
L’offre est-elle signée par une personne habilitée avec procuration jointe si nécessaire ?
Tous les postes de l’inventaire des prix sont-ils remplis ?
Les opérations arithmétiques sont-elles correctes (prix unitaire × quantité = total) ?
L’offre est-elle rédigée dans la langue correcte ?
Tous les certificats et attestations demandés sont-ils à jour ?
Les éventuelles variantes ne sont-elles soumises que si le cahier des charges le permet ?
L’offre a-t-elle été soumise avant l’échéance sur e-Tendering ?

Irregularidades habituales en las ofertas: ¿cómo evitar la exclusión?