Una oferta que sea sólida en cuanto al contenido, pero que no cumpla con los requisitos formales, puede ser excluida incluso antes de que comience la evaluación del contenido. Las irregularidades, desde la falta de firmas hasta presupuestos desviados, son una de las razones más comunes por las que los licitadores pierden un contrato. La diferencia entre una irregularidad sustancial y una no sustancial determina si el error es fatal o si se puede corregir.
¿Qué es una irregularidad?
Una irregularidad es cualquier desviación en la oferta con respecto a los requisitos del pliego de condiciones, el anuncio o la ley. El Real Decreto de Adjudicación de 18 de abril de 2017 (artículos 76 y 82) distingue entre dos categorías.
Irregularidades sustanciales
Una irregularidad sustancial es un defecto que:
- afecta a la igualdad de trato entre los licitadores,
- el objeto del encargo cambia,
- impide la evaluación de la oferta, o
- distorsiona la competencia.
Las irregularidades sustanciales dan lugar obligatoriamente a la nulidad de la oferta. El poder adjudicador no tiene margen de apreciación al respecto: una oferta que presente una irregularidad sustancial debe ser excluida.
Ejemplos:
- No respetar el plazo de presentación. Si se retrasa, se retrasa: el sistema bloquea automáticamente la presentación.
- Una reserva sobre condiciones esenciales del pliego de condiciones. Si no aceptas una condición contractual, modificas el objeto del encargo.
- La falta de un precio para un elemento que se ha indicado como sustancial en el pliego de condiciones. Una oferta de precios incompleta hace imposible la comparación.
- Presentar la oferta en un idioma incorrecto. Si las especificaciones exigen que se utilice el neerlandés, una oferta en francés será nula.
- Un defecto en la firma cuando el firmante no está autorizado y dicho defecto no se subsana a tiempo.
Irregularidades no sustanciales
Una irregularidad no sustancial es un defecto que no falsea la competencia y no imposibilita la evaluación. En este caso, el poder adjudicador puede mantener la oferta, eventualmente solicitando aclaraciones o complementos.
Ejemplos:
- Un anexo que falta y que no es esencial para la evaluación.
- Un error de cálculo en la oferta (precio unitario × cantidad): el contratante ajusta el precio total en función del precio unitario.
- Un error formal en la firma que puede corregirse.
- Una declaración incompleta que puede completarse sin modificar el contenido de la oferta.
La facultad de solicitar aclaraciones
El artículo 76, apartado 2, del Real Decreto sobre Contratación Pública permite al contratante solicitar a los licitadores que aclaren o completen sus ofertas. Sin embargo, esto no es obligatorio, ya que el contratante tiene facultad discrecional.
Límites de la aclaración
El derecho a solicitar aclaraciones tiene límites claros:
- La aclaración no puede modificar sustancialmente la oferta. Se puede añadir un documento que falte, pero no se puede indicar un nuevo precio.
- La aclaración no debe dar lugar a una nueva oferta en la práctica.
- El contratante debe tratar a todos los licitadores por igual. Si le da a un licitador la oportunidad de completar un documento, también debe hacerlo con los demás en casos similares.
Errores comunes y cómo evitarlos
Irregularidades relacionadas con los precios
Partidas sin completar en el resumen de mediciones. En los contratos públicos de obras, el resumen de mediciones es vinculante. Por lo general, se considera que una partida vacía está incluida en otras partidas, pero si las especificaciones establecen lo contrario, puede dar lugar a la exclusión.
Errores materiales de cálculo. En caso de diferencia entre el precio unitario y el precio total, se aplicará, en principio, el precio unitario. En caso de diferencia entre el importe en cifras y en letras, se aplicará el importe en letras. Sin embargo, estas normas solo se aplicarán si el pliego de condiciones no establece lo contrario.
Precio anormalmente bajo. Si el precio ofrecido parece anormalmente bajo, el contratante debe pedir una justificación al licitador antes de poder excluir la oferta. El licitador tiene la oportunidad de demostrar que su precio es realista.
Irregularidades relacionadas con la forma
Firma. La oferta debe estar firmada por una persona autorizada para vincular al licitador. Si el firmante no figura en el registro mercantil como administrador, deberá adjuntarse un poder notarial.
Presentación electrónica. En el caso de la licitación electrónica, se debe utilizar el formato de archivo adecuado. Un archivo dañado o que no se pueda abrir se considerará una irregularidad.
Idioma. La oferta debe redactarse en el idioma del pliego de condiciones. En los procedimientos bilingües se aplican normas específicas sobre qué documentos deben estar en qué idioma.
Irregularidades en el contenido
Desviación de las especificaciones técnicas. Si el pliego de condiciones prescribe un producto específico o una norma y el licitador ofrece una alternativa sin que el pliego de condiciones permita variantes, se trata de una irregularidad sustancial.
Reservas. Cualquier cláusula de la oferta que difiera de las condiciones contractuales establecidas en el pliego de condiciones constituye una reserva. A veces se toleran pequeños matices, pero nunca reservas fundamentales.
Referencias o certificados que faltan. Si el pliego de condiciones exige referencias o certificados específicos como criterio de selección y estos faltan, la oferta puede ser excluida. Sin embargo, si se trata de documentos justificativos que pueden completarse después de la presentación (como el ESPD), es posible que la falta pueda subsanarse.
La lista de verificación de cumplimiento
Los gestores de licitaciones con experiencia trabajan con una matriz de cumplimiento que compara punto por punto los requisitos del pliego de condiciones con la oferta. Una lista de verificación mínima incluye:
- ¿Se han adjuntado todos los documentos solicitados (ESPD, lista de referencias, ficha técnica, inventario de precios)?
- ¿Está la oferta firmada por una persona autorizada con un poder adjunto, si es necesario?
- ¿Se han rellenado todos los campos del inventario de precios?
- ¿Son correctas las operaciones aritméticas (precio unitario × cantidad = total)?
- ¿El presupuesto está redactado en el idioma correcto?
- ¿Están actualizados todos los certificados y acreditaciones solicitados?
- ¿Las posibles variantes solo se presentan si lo permiten las especificaciones?
- ¿Se ha presentado la oferta en e-Tendering antes de la fecha límite?