La mayoría de las empresas que participan en licitaciones públicas cuentan con un equipo de licitación y un presupuesto limitados. Presentarse a todas las licitaciones no es una estrategia, es una receta para presentar ofertas deficientes y acabar agotado. Una decisión estructurada de participar o no participar determina dónde invertir tu energía y dónde renunciar conscientemente. Las empresas que más ganan no son las que se presentan a más licitaciones, sino las que seleccionan de forma más inteligente.

¿Por qué bid/no-bid?

Cada oferta requiere tiempo, dinero y atención. Una oferta para un contrato público de tamaño medio puede suponer fácilmente entre 40 y 200 horas de trabajo, desde el análisis de las especificaciones hasta la revisión final. Si inviertes ese tiempo y esfuerzo en un contrato en el que tienes pocas posibilidades de ganar, lo harás a expensas de otros contratos en los que sí podrías tener éxito.

Una disciplina consciente de pujar/no pujar:

Aumenta tu tasa de éxito inscribiéndote solo en proyectos prometedores.
Evita la sobrecarga del equipo de licitación.
Mejora la calidad de cada oferta que presentas.
Proporciona a la dirección una visión clara del proceso.

El marco de oferta/no oferta

Paso 1: Primera selección (apto/no apto)

En un plazo de 24 horas tras descubrir una tarea, realiza una primera selección. Estos son criterios de eliminación: si la respuesta a alguna de estas preguntas es «no», detente aquí.

¿Encaja el encargo con nuestra actividad principal? Inscribirse en algo fuera de su ámbito de especialización rara vez conduce al éxito.
¿Cumplimos los requisitos de selección? Comprueba el volumen de negocios, las referencias, los certificados y los reconocimientos. Si no cumples los requisitos, no sirve de nada.
¿Podemos llevarlo a cabo? ¿Tienes la capacidad (personal, recursos, planificación) para llevar a cabo el encargo si ganas?
¿Es factible el plazo? ¿Dispone de tiempo suficiente para presentar un presupuesto de calidad?

Paso 2: Evaluación estratégica (matriz de puntuación)

Si la primera evaluación es positiva, se realiza un análisis más profundo. Califique cada factor en una escala del 1 al 5:

Probabilidad de ganar (ponderación: 30 %)

¿Conocemos al cliente y sus necesidades?
¿Hemos colaborado anteriormente con éxito con este cliente?
¿Qué tan fuerte es nuestra posición frente a competidores conocidos?
¿Tenemos ventajas únicas (tecnología, equipo, referencias)?

Valor estratégico (ponderación: 25 %)

¿Encaja esta tarea con nuestra estrategia a largo plazo?
¿Abre las puertas a un nuevo mercado o cliente?
¿Refuerza nuestra cartera de referencia?

Atractivo financiero (ponderación: 25 %)

¿Es aceptable el margen previsto?
¿Qué ocurre con las condiciones de pago y el riesgo de flujo de caja?
¿Hay gastos ocultos (fianza, seguros, gastos de viaje)?

Viabilidad (ponderación: 20 %)

¿Contamos con las personas adecuadas?
¿Es realista la planificación?
¿Qué riesgos existen en la ejecución?

Regla de decisión: una puntuación total ponderada superior a 3,5 es una «oferta». Entre 2,5 y 3,5 es una «oferta condicional» (requiere atención adicional). Por debajo de 2,5 es una «no oferta».

Paso 3: Decisión formal y comunicación

Consejo: documenta todas las decisiones de licitar o no licitar y aprende de ellas. La decisión se registra y se comunica al equipo. En caso de «licitar», se inicia inmediatamente la planificación de la oferta. En caso de «no licitar», anota los motivos, ya que se trata de información valiosa para futuras decisiones.

Las señales de alerta

Hay ciertos indicios que apuntan claramente a una ausencia de ofertas:

Las especificaciones parecen estar escritas a medida para un competidor específico. Las especificaciones técnicas hacen referencia a marcas comerciales y los requisitos de selección coinciden exactamente con el perfil de una empresa.
El plazo es irrealmente corto y la publicación parece haberse retrasado deliberadamente.
El encargo es una reedición de un contrato anterior en el que el contratista actual tiene una gran ventaja.
El precio es fijo y solo puedes diferenciarte en calidad, donde no tienes una ventaja clara.
No tienes ninguna relación con el cliente y se trata de un procedimiento sin negociación.

Las banderas verdes

Señales que indican que es necesario rezar:

Has sido invitado por el cliente o ya has tenido contacto con él a través de una consulta de mercado.
Tienes referencias sólidas que coinciden exactamente con la experiencia requerida.
Los criterios de adjudicación hacen hincapié en la calidad y la innovación, precisamente donde reside tu valor añadido.
Conoces al equipo que puedes utilizar y ellos tienen experiencia probada.
El encargo encaja en tu cartera estratégica y refuerza tu posición en el mercado.

Documentación y aprendizaje

Lleve un registro de todas las decisiones de licitar o no licitar y sus resultados. Después de la adjudicación, tanto si ha ganado como si ha perdido, evalúe:

¿Fue acertada la decisión de inscribirse?
¿Era realista la estimación de las probabilidades de ganar?
¿Qué factores hemos sobrevalorado o subestimado?

Este ciclo de retroalimentación hace que tu marco de decisión de licitar o no licitar sea cada vez más preciso.

Fuentes

Shipley Associates — Gestión de capturas y propuestas
APMP (Asociación de Profesionales de Gestión de Propuestas) — Marco de decisión de licitar/no licitar