La elección entre un procedimiento abierto y uno restringido es la decisión más fundamental en materia de procedimiento en el derecho de contratación pública. Ambos son procedimientos estándar, siempre disponibles, sin necesidad de justificación especial. Sin embargo, la elección tiene consecuencias concretas en cuanto a cómo organizar la oferta como licitador, qué documentos presentar y cuándo, y cuánto tiempo se dispone.
El procedimiento público
En el procedimiento público, cualquier empresario interesado puede presentar una oferta. No hay una fase de selección previa: la selección y la adjudicación se realizan en un solo paso. El contratante publica el anuncio, todos los interesados presentan sus ofertas con la documentación acreditativa solicitada y el contratante evalúa tanto la idoneidad como la calidad de la oferta.
Características
El procedimiento público es el más utilizado en Bélgica, sobre todo para los contratos por debajo de los umbrales europeos. Es transparente, relativamente rápido y más sencillo desde el punto de vista administrativo que el procedimiento restringido.
Ventajas para el contratante: máxima competencia, un solo paso procedimental, sin riesgo de que el número de candidatos sea demasiado limitado.
Ventajas para el licitador: no es necesario pasar por una fase de selección para poder presentar su oferta. Cualquier parte que cuente con las cualificaciones adecuadas puede participar.
Desventajas: en el caso de contratos complejos, el número de ofertas puede ser elevado, lo que aumenta la carga de evaluación para el contratante. Como licitador, inviertes inmediatamente en una oferta completa, sin tener la certeza de que serás seleccionado.
Plazos mínimos
El plazo mínimo para la presentación de ofertas varía en función de si el contrato supera o no el umbral europeo.
Por encima del umbral europeo: un mínimo de 35 días a partir de la fecha de envío del anuncio. En caso de publicación electrónica y disponibilidad electrónica de los documentos del contrato, este plazo puede reducirse a 30 días. En caso de urgencia (motivada), se puede aplicar un plazo reducido de 15 días.
Por debajo del umbral europeo (legislación belga): el plazo mínimo es de 22 días en caso de publicación nacional. En el caso de los procedimientos de negociación simplificados, los plazos son aún más cortos.
El procedimiento restringido
El procedimiento restringido se desarrolla en dos fases. En la primera fase (selección), los candidatos presentan una solicitud de participación. El poder adjudicador selecciona a los candidatos que cumplen los criterios de selección. En la segunda fase (adjudicación), solo se invita a los candidatos seleccionados a presentar una oferta.
Características
Ventajas para el contratante: número manejable de ofertas, posibilidad de limitar el número de candidatos (mínimo cinco, salvo que no haya suficientes candidatos adecuados), menor carga de evaluación.
Ventajas para el licitador: si resulta seleccionado, presentará una oferta frente a un número limitado de competidores. La inversión en la oferta será más específica.
Desventajas: el proceso dura más debido a las dos fases. Como licitador, tienes que hacer dos cosas: primero, enviar el expediente de selección y, después, la oferta. Si no pasas la fase de selección, no podrás presentar una oferta, aunque tengas el mejor precio.
Plazos mínimos
Por encima del umbral europeo:
- Fase 1 (solicitud de participación): un mínimo de 30 días a partir del envío del anuncio.
- Fase 2 (oferta): mínimo 30 días a partir del envío de la invitación a los candidatos seleccionados. En caso de urgencia, la fase 1 puede reducirse a 15 días y la fase 2 a 10 días.
Por debajo del umbral europeo (legislación belga):
- Fase 1: mínimo 22 días.
- Fase 2: plazo fijado por el contratista, en función de la complejidad.
La elección desde la perspectiva del contratante
El contratante es libre de elegir entre ambos procedimientos. No existe ninguna norma que establezca cuándo debe utilizarse cada procedimiento. Sin embargo, en la práctica se observan ciertos patrones.
El procedimiento público se suele elegir en los siguientes casos: contratos más sencillos, contratos con un mercado amplio, contratos de suministro con especificaciones claras, contratos por debajo del umbral europeo.
El procedimiento restringido se suele elegir en los siguientes casos: contratos más complejos (grandes proyectos de TIC, construcción), contratos en los que el poder adjudicador desea limitar el número de participantes, contratos en los que la elaboración de la oferta requiere un gran esfuerzo y el poder adjudicador solo desea invitar a candidatos serios.
¿Qué significa esto para tu estrategia de puja?
En un procedimiento público
Invierte de forma selectiva. Dado que no hay una selección previa, puedes dedicarle mucho tiempo y aun así no ser seleccionado. Realiza un rápido análisis de oferta/no oferta basado en las especificaciones antes de empezar.
Presta atención a la carga de la prueba. En un procedimiento público, debes presentar todos los documentos probatorios de inmediato. Asegúrate de que los certificados, referencias y acreditaciones estén actualizados. Un certificado caducado puede dar lugar a la exclusión.
En un procedimiento restringido
Invierte mucho en la fase de selección. Es tu pasaporte para la oferta. Presenta referencias convincentes, asegúrate de que tu solvencia financiera y tu competencia técnica estén claramente documentadas. Un expediente de selección débil te excluirá, independientemente de la calidad de tu futura oferta.
Utiliza la fase de selección como información. Si has sido seleccionado, sabrás contra quién estás pujando. En los procedimientos no públicos, el contratante suele publicar la lista de candidatos seleccionados. Analiza a tus competidores y adapta tu estrategia.
Gestiona tu planificación interna. Dos fases significan dos plazos. Informa a tu equipo de que tras la selección vendrá una segunda fase, a menudo con un plazo de ejecución corto.
Otros procedimientos en resumen
Además del procedimiento público y no público, existen procedimientos especiales que el contratante solo puede utilizar si se cumplen determinadas condiciones.
Procedimiento de licitación con negociación. El contratante negocia con los candidatos seleccionados. Se permite cuando las necesidades no pueden satisfacerse sin adaptar las soluciones disponibles, en caso de especificaciones complejas o tras el fracaso de un procedimiento público o no público.
Diálogo competitivo. El contratante mantiene un diálogo con los participantes seleccionados para desarrollar soluciones. Se utiliza en contratos especialmente complejos en los que el contratante no es capaz de establecer especificaciones técnicas.
Asociación para la innovación. Centrada en el desarrollo de una solución innovadora que aún no existe en el mercado, seguida de su adquisición. Rara vez se utiliza, pero es relevante para proyectos intensivos en I+D.
Procedimiento de negociación sin publicación previa. Solo en circunstancias excepcionales: exclusividad técnica, urgencia extrema o tras repetidos procedimientos fallidos.