No todos los contratos públicos pueden adjudicarse sobre la base de un pliego de condiciones que lo establezca todo de antemano. En caso de necesidades complejas, soluciones innovadoras o situaciones en las que el mercado conoce mejor las posibilidades que el contratante, entran en juego los procedimientos especiales. Estos procedimientos comparten una característica: hay margen para la interacción entre el contratante y el licitador antes de la oferta definitiva.
En este artículo analizamos los tres procedimientos especiales: el procedimiento de competencia con negociación, el diálogo competitivo y la asociación para la innovación.
Procedimiento de competencia con negociación
Este es el procedimiento especial más utilizado. El contratante selecciona a los candidatos, solicita una primera oferta y, a continuación, lleva a cabo rondas de negociación para mejorar las ofertas, ya sea en el ámbito técnico, cualitativo o financiero.
¿Cuándo está permitido?
El contratante solo podrá utilizar este procedimiento si se cumple al menos una de las siguientes condiciones (artículo 38 de la ley de 17 de junio de 2016):
- Las necesidades no pueden satisfacerse sin adaptar las soluciones disponibles directamente.
- El encargo incluye el diseño o soluciones innovadoras.
- El contrato no puede adjudicarse sin negociaciones previas debido a su naturaleza, complejidad, estructura jurídica o financiera, o los riesgos asociados al mismo.
- Las especificaciones técnicas no pueden determinarse con suficiente precisión.
- Un procedimiento anterior, público o no público, solo ha dado lugar a ofertas irregulares o inaceptables.
El desarrollo
Fase 1: Selección. El contratante publica un anuncio y selecciona a los candidatos basándose en criterios de selección. El número mínimo de candidatos seleccionados es tres (a menos que no haya suficientes candidatos adecuados).
Fase 2: Primera oferta. Los candidatos seleccionados reciben el pliego de condiciones y presentan una primera oferta. Esta oferta constituye la base para las negociaciones.
Fase 3: Negociaciones. El contratante lleva a cabo rondas de negociaciones con los licitadores. El pliego de condiciones establece los requisitos mínimos y los criterios de adjudicación, que no son negociables. El resto (enfoque técnico, planificación, precio, condiciones) sí es negociable.
Fase 4: Oferta definitiva (BAFO). Tras las negociaciones, el contratante solicita una oferta definitiva (BAFO). Esta se evalúa en función de los criterios de adjudicación.
Reglas del juego
- El contratante no podrá compartir información confidencial de un licitador con otro.
- El poder adjudicador no podrá modificar los requisitos mínimos ni los criterios de adjudicación durante las negociaciones.
- El contratante podrá reducir gradualmente el número de licitadores (filtrado), siempre que las especificaciones y los criterios para ello se hayan determinado previamente.
- Todos los licitadores restantes serán invitados simultáneamente a cada fase.
Diálogo competitivo
El diálogo competitivo va un paso más allá. En este caso, el contratante no sabe exactamente qué solución necesita y entabla un diálogo con los participantes para desarrollar soluciones conjuntamente.
¿Cuándo está permitido?
Las mismas condiciones que en el procedimiento de competencia con negociación, pero el diálogo es especialmente adecuado para contratos complejos en los que el poder adjudicador no es capaz de determinar las especificaciones técnicas o las condiciones contractuales.
Aplicaciones típicas: grandes transformaciones TIC, colaboraciones público-privadas, proyectos de infraestructura complejos, contratos de rendimiento energético.
El desarrollo
Fase 1: Selección. Idéntica al procedimiento de licitación.
Fase 2: Rondas de diálogo. El contratante discute todos los aspectos del contrato con los participantes seleccionados: soluciones técnicas, estructura jurídica, modelo de financiación, asignación de riesgos. Pueden celebrarse varias rondas de diálogo.
Fase 3: Cierre del diálogo. Cuando el poder adjudicador haya identificado una o varias soluciones que satisfagan sus necesidades, cerrará el diálogo e invitará a los participantes restantes a presentar una oferta definitiva.
Fase 4: Evaluación. Las ofertas se evalúan en función de los criterios de adjudicación que figuran en el anuncio o en el documento descriptivo.
Diferencia con la negociación
En el procedimiento de licitación con negociación, el contratante ya dispone de un pliego de condiciones con requisitos concretos; la negociación sirve para perfeccionar las ofertas. En el diálogo, el punto de partida es una descripción de las necesidades y los participantes colaboran en el diseño de la solución.
Asociación para la innovación
La asociación para la innovación es el procedimiento más reciente y menos utilizado. Combina una fase de I+D con la adquisición del resultado.
¿Cuándo está permitido?
Cuando el contratante necesita una solución innovadora que no está disponible en el mercado. No se trata de una pequeña modificación de un producto existente, sino de una verdadera innovación: un nuevo producto, un nuevo servicio o un nuevo proceso.
El desarrollo
Fase 1: Selección. Selección basada en la capacidad de investigación y desarrollo, no solo en la experiencia en la ejecución.
Fase 2: Negociaciones. Negociaciones sobre el enfoque de I+D, las fases, la propiedad intelectual y las condiciones para la compra posterior.
Fase 3: Asociación. El socio o socios seleccionados desarrollan la innovación por fases. Tras cada fase, el contratante puede poner fin a la asociación si los resultados son insuficientes.
Fase 4: Compra. Si la innovación tiene éxito, el contratante compra el resultado sin necesidad de un nuevo procedimiento, siempre que el contrato se mantenga dentro del valor máximo establecido previamente.
Propiedad intelectual
Un punto crucial: la asociación debe regular claramente los derechos de propiedad intelectual. ¿Quién es el propietario del resultado? ¿Puede el socio ofrecerlo a otros clientes? ¿Tiene el licitador exclusividad? Estas preguntas deben responderse al celebrar la asociación.
Consejos estratégicos para los licitadores
Invierta en la preparación. En estos procedimientos, el esfuerzo de licitación es mayor que en un procedimiento público. Las rondas de diálogo y las negociaciones requieren tiempo de gestión, presentaciones e iteraciones. Considere esa inversión en su decisión de participar o no en la licitación.
Escucha más de lo que hablas. Las rondas de diálogo y negociación también son una fuente de información. Entiende lo que el contratista realmente necesita, que a veces no aparece en las especificaciones, sino en las preguntas que hace.
Prepárate para las iteraciones. La primera oferta rara vez es la definitiva. Planifica la capacidad interna para dos o tres versiones consecutivas de la oferta.
Comprenda las reglas del juego. Lea atentamente las especificaciones en lo que respecta a la selección: ¿puede el contratante reducir el número de participantes? En caso afirmativo, ¿con qué criterios? Esto influirá en su estrategia en cada ronda.