Un acuerdo marco no es un contrato público normal. Es un acuerdo que establece las condiciones para futuros contratos, sin que el contratante se comprometa a un volumen de compra determinado. Para el licitador, esto significa que no basta con ganar una vez, sino que hay que seguir ganando, en cada compra o miniconcurso.
En este artículo explicamos cómo se estructuran los acuerdos marco, qué mecanismos de adquisición existen y cómo posicionarse como licitador tanto para la adjudicación inicial como para los contratos posteriores.
¿Qué es un acuerdo marco?
El artículo 33 de la Directiva 2014/24/UE define un acuerdo marco como un acuerdo entre uno o varios poderes adjudicadores y uno o varios operadores económicos. Su objetivo es establecer las condiciones que se aplicarán a los contratos adjudicados durante un período determinado, en particular en lo que se refiere al precio y, en su caso, a la cantidad.
La ley belga del 17 de junio de 2016 adopta esta definición. El acuerdo marco en sí mismo no es un encargo, pero sí lo son las compras individuales (pedidos, encargos parciales).
Un participante o varios participantes
Se puede celebrar un acuerdo marco con un solo empresario o con varios empresarios. Esta elección tiene consecuencias fundamentales para la forma en que se adjudicarán los contratos posteriores.
Acuerdo marco con un solo empresario
Todos los encargos se adjudican directamente a ese empresario, de conformidad con las condiciones del contrato marco. El contratante puede solicitar al empresario que complete su oferta para necesidades específicas, pero las condiciones básicas (precios, niveles de servicio) son fijas.
Este es el modelo más sencillo. Se gana el contrato marco y, a continuación, se obtienen todos los encargos. La desventaja: ya no hay competencia tras la adjudicación, lo que reduce la flexibilidad del contratante.
Acuerdo marco con múltiples participantes
El acuerdo marco se celebra con dos o más empresarios. Los contratos posteriores se adjudican mediante uno de los siguientes mecanismos.
Mecanismos de reducción
Adjudicación directa (direct call-off)
Si todas las condiciones están plenamente establecidas en el acuerdo marco, el contratante puede adjudicar los contratos directamente a un participante sin reabrir la licitación. En la práctica, esto funciona como un mecanismo en cascada: el contratante se dirige primero al participante con las mejores condiciones y solo pasa al siguiente si el primero no puede cumplir.
Condición: el acuerdo marco debe incluir los criterios objetivos en los que se basa la elección. No debe haber margen para la negociación.
Minicompetición (reapertura de la competencia)
Si no se han establecido todas las condiciones o si el contratante desea mantener la competencia, organizará una minicompetencia para cada contrato concreto. Se invitará a todos los participantes en el contrato marco a presentar una oferta para esa necesidad específica.
La minicompetición es la forma de adjudicación más habitual en los acuerdos marco con varios participantes. Los criterios de adjudicación son los mismos que los del acuerdo marco original, pero pueden refinarse para el contrato específico.
Puntos importantes en las minicompeticiones:
- Se invita a todos los participantes. El contratista no puede excluir a ningún participante.
- El plazo para la presentación de ofertas se fija en función de la complejidad, pero es más corto que en un procedimiento completo.
- La evaluación se basa en los criterios establecidos en el acuerdo marco.
- Como participante, debes ser capaz de reaccionar rápidamente, ya que las minicompeticiones suelen tener plazos muy cortos.
Combinación
El acuerdo marco puede estipular que algunos contratos se adjudiquen directamente y otros mediante una mini-licitación. Esto depende de si ya se han establecido completamente las condiciones para un tipo específico de contrato.
Duración
La duración máxima de un acuerdo marco es de cuatro años, salvo que circunstancias excepcionales justifiquen una duración más larga. Esa excepción debe estar motivada, por ejemplo, cuando los participantes deban realizar inversiones con un plazo de amortización más largo.
Atención: los contratos individuales adjudicados en virtud del contrato marco no tienen por qué coincidir con la vigencia del contrato marco. Un contrato puede adjudicarse el último día de vigencia del contrato marco y tener posteriormente su propio plazo de ejecución.
Para los sectores especiales (Directiva 2014/25/UE) se aplica un plazo máximo más amplio de ocho años.
Consecuencias para tu estrategia de puja
Fase 1: ganar el contrato marco
Sin la selección para el contrato marco, no hay acceso a los contratos posteriores. Por lo tanto, invierta sustancialmente en la inscripción inicial.
Fija los precios de forma estratégica. Los precios que fijes en el contrato marco serán válidos durante toda su vigencia. Sé realista: fijar precios demasiado bajos para ganar el contrato marco te llevará a ejecutarlo con pérdidas. Fijar precios demasiado altos te excluirá de las mini competiciones.
Referencias y competencia. Demuestre que tiene la capacidad de cumplir durante cuatro años. Los contratistas buscan fiabilidad y capacidad de ampliación, no solo el precio más bajo.
Lea las condiciones de adjudicación. Comprenda qué mecanismo utilizará el contratante. Si se trata de miniconcursos, su organización debe ser capaz de presentar ofertas de forma rápida y repetida.
Fase 2: ganar minicompeticiones
Estar en el acuerdo marco no garantiza la facturación. En las mini competiciones, tienes que competir una y otra vez.
Organiza tu proceso de respuesta. Las minicompeticiones tienen plazos cortos. Asegúrate de tener un proceso optimizado: ¿quién recibe la invitación, quién hace la oferta, quién la firma?
Diferenciarse en el servicio. En las minicompeticiones, los precios suelen ser muy similares (al fin y al cabo, los participantes han sido seleccionados en el mismo contrato marco). La diferencia radica en el plazo de entrega, la disponibilidad, la calidad del equipo del proyecto o el valor añadido específico para el encargo concreto.
Monitor activo. No todas las minicompeticiones son igual de interesantes. Evalúe cada minicompetición para determinar si el volumen, la complejidad y el margen merecen la pena. Un acuerdo marco con veinte minicompeticiones al año requiere una política de respuesta selectiva.
Errores comunes
Superar el valor máximo. El contrato marco tiene un valor máximo estimado. Cuando se alcanza dicho valor, el contratante debe, en principio, iniciar un nuevo procedimiento. En el caso de los contratos marco de larga duración, compruebe que no se supere el valor máximo.
La membresía es fija. Los nuevos empresarios no pueden adherirse a un acuerdo marco vigente. El grupo de participantes queda fijado para toda la duración del acuerdo.