La licitación de un contrato público es siempre una carrera contra reloj. Los plazos están fijados por ley, la fecha límite de presentación es inamovible y las especificaciones técnicas suscitan inevitablemente preguntas. La diferencia entre una licitación sólida y una débil suele radicar en lo bien que se domina este proceso: cuándo se plantean las preguntas, cómo se realiza el seguimiento de los cambios y cómo se adapta la planificación interna a ellos.
El plazo de presentación
Los plazos mínimos para la presentación de ofertas dependen del procedimiento y del método de publicación. Los plazos más importantes figuran en la ley de 17 de junio de 2016 y en el Real Decreto de 18 de abril de 2017.
Por encima del umbral europeo
| Procedimiento | Estándar | Abreviado (en caso de urgencia) |
|---|---|---|
| Procedimiento público | 35 días | 15 días |
| Procedimiento restringido (selección) | 30 días | 15 días |
| Procedimiento restringido (oferta) | 30 días | 10 días |
| Procedimiento de competencia con negociación | 30 días | 10 días |
Los plazos estándar pueden reducirse en cinco días si los documentos del encargo están disponibles en formato electrónico y el anuncio se ha enviado por vía electrónica.
Los plazos reducidos en casos de urgencia requieren una decisión motivada por parte del contratante. En la práctica, se utilizan principalmente en licitaciones en las que es necesario actuar con rapidez, por ejemplo, en caso de catástrofes o de expiración de un contrato en vigor.
Por debajo del umbral europeo
Los plazos por debajo del umbral europeo son más cortos. El plazo mínimo general para los contratos nacionales es de 22 días en el caso de un procedimiento abierto. En el caso de un procedimiento de negociación simplificado con publicación previa, se aplican plazos aún más cortos, en función del valor del contrato.
En el caso de los contratos por un importe inferior a 143 000 euros (o 221 000 euros para otras autoridades públicas) que se adjudiquen mediante un procedimiento negociado sin publicación previa, el poder adjudicador fijará un plazo razonable.
¿Cuándo comienza a correr el plazo?
El plazo comienza el día siguiente al envío del anuncio (no a la publicación). En el caso de las publicaciones europeas, es el día siguiente al envío a la Oficina de Publicaciones de la UE. En el caso de las publicaciones nacionales a través de e-Notification, es el día siguiente al envío del anuncio.
Hacer preguntas: el foro
Cada pliego de condiciones suscita preguntas: especificaciones poco claras, requisitos contradictorios, anexos que faltan. El foro de e-Procurement es el canal oficial para plantear preguntas al contratante. El contratante publica las respuestas en forma de notas informativas que pueden ver todos los licitadores.
¿Cómo formular una buena pregunta?
Sé específico. Haz referencia al artículo, la página o el anexo exactos en los que se encuentra la ambigüedad. Cuanto más precisa sea tu pregunta, más útil será la respuesta.
Formule su pregunta a tiempo. La mayoría de los pliegos de condiciones indican una fecha límite para formular preguntas, normalmente entre una semana y diez días antes de la fecha límite de presentación. El contratante no está obligado a responder a las preguntas formuladas después de esa fecha.
No reveles demasiado. Tus preguntas son visibles para todos los competidores (la identidad del autor de la pregunta no suele ser visible, pero sí el contenido de la misma). No hagas preguntas que revelen tu estrategia o enfoque innovador. Limítate a las ambigüedades objetivas del pliego de condiciones.
Documenta tus preguntas. Mantén un registro interno de las preguntas que has hecho, cuándo las has hecho y qué respuesta has recibido. Esto es muy útil en caso de disputas.
La nota informativa
Las respuestas del contratante aparecen como notas informativas en el foro de contratación electrónica. Estas notas pueden aclarar las condiciones del pliego de condiciones, pero también modificarlas. Una nota informativa que modifique sustancialmente las especificaciones tiene el mismo valor jurídico que el propio pliego de condiciones.
Importante: consulte el foro de forma activa y regular. El contratista no está obligado a avisarle por correo electrónico cuando se publique una nueva nota (aunque muchos lo hacen a través de alertas de notificación electrónica). Las notas perdidas no son excusa para el incumplimiento.
Notificaciones de rectificación y modificaciones
Si el contratante modifica él mismo el pliego de condiciones —no como aclaración, sino como modificación sustancial—, publicará un anuncio de rectificación (también denominado erratum o corrigendum). Puede tratarse de especificaciones modificadas, criterios de selección adaptados, anexos corregidos o nuevos documentos.
Consecuencia para el plazo
En caso de que se publique un anuncio rectificativo que modifique sustancialmente el contenido del contrato, el poder adjudicador estará obligado a ampliar el plazo de presentación de ofertas. La ampliación deberá ser suficiente para que los licitadores puedan adaptar sus ofertas.
No existe una prórroga mínima fija: la ley habla de una «prórroga adecuada» en función de la importancia del cambio. En la práctica, esto varía entre unos días y unas semanas.
Atención: no todas las notas informativas dan lugar a una prórroga del plazo. Solo cuando el cambio es tan sustancial que los licitadores deben reconsiderar su oferta, se requiere una prórroga.
Planificación interna: la lista de verificación «tiempo para enviar»
Los gestores de licitaciones con experiencia trabajan retroactivamente a partir de la fecha límite. A continuación se presenta un calendario práctico para un procedimiento público con un plazo de 35 días.
Días 1-3: Análisis y oferta/no oferta. Lea detenidamente las especificaciones. Haga un inventario de los criterios de eliminación (requisitos de selección, acreditación, certificados). Tome una decisión de oferta/no oferta.
Día 3-10: Formular preguntas. Identificar ambigüedades y contradicciones. Formular preguntas específicas para el foro. Tener en cuenta la fecha límite para formular preguntas.
Día 10-25: Redactar la oferta. Elaborar la oferta técnica y de contenido. Recopilar documentos acreditativos, referencias y certificados. Realizar el cálculo del precio.
Días 25-30: Revisión. Revisión interna por parte de un segundo lector (equipo rojo). Compruebe la matriz de cumplimiento: ¿se encuentran todos los documentos requeridos? ¿Se han respondido todas las preguntas?
Días 30-33: Procesamiento de notas informativas. Comprueba todas las notas publicadas e incorpora los posibles cambios en tu oferta.
Días 33-35: Finalización y presentación. Suba su oferta a e-Tendering. Preséntela con suficiente antelación antes de la fecha límite, ya que los problemas técnicos de última hora son reales.
Errores comunes
Faltan notas informativas. Si el contratante modifica una especificación mediante una nota y usted presenta una oferta basada en la especificación original, su oferta podría no ser conforme.
Sobrevalorar el anonimato. Aunque la identidad de quien formula la pregunta no siempre es visible, el contenido de tu pregunta puede delatar tu enfoque. Sé estratégico en lo que preguntas.
Sin control interno de cambios. En el caso de especificaciones complejas con varias notas informativas, es esencial llevar un registro de todos los cambios y su impacto en su oferta. Sin control de cambios, es posible que se le pasen por alto contradicciones en su propia oferta.