El Documento Único Europeo de Contratación (UEA), conocido internacionalmente como ESPD (European Single Procurement Document), es una declaración estandarizada que los empresarios deben completar cuando participan en licitaciones públicas. Es su pasaporte para cualquier licitación europea, un documento en el que declara que cumple los requisitos establecidos, sin tener que volver a presentar toda la documentación acreditativa en cada licitación.
Desde octubre de 2018, el UEA solo se ofrece en formato electrónico en Bélgica. En este artículo explicamos cuándo es obligatorio, cómo se rellena y cómo se reutiliza.
¿Cuándo es obligatorio el UEA?
La UEA es obligatoria en todos los contratos públicos cuyo valor estimado alcance o supere los umbrales europeos. Para el período 2026-2027, dichos umbrales (sin IVA) son los siguientes:
- Trabajos: 5 404 000 euros
- Suministros y servicios (administraciones federales): 140 000 euros.
- Suministros y servicios (otras administraciones públicas): 216 000 euros.
En los contratos por debajo de los umbrales europeos, la UEA no es obligatoria por ley, pero algunos poderes adjudicadores la exigen. Consulte siempre el pliego de condiciones para saber si se requiere una UEA.
¿Qué dice la UEA?
La UEA consta de seis partes:
Parte I — Información sobre el procedimiento de licitación. Esta parte la rellena el poder adjudicador. Contiene la identificación del contrato, el número de publicación y la referencia a los criterios aplicables.
Parte II — Información sobre el empresario. Aquí debe introducir los datos básicos de su empresa: nombre, dirección, número de registro mercantil, persona de contacto, tamaño (PYME o no) y si se inscribe como parte de un grupo.
Parte III — Motivos de exclusión. Usted declara que su empresa no se encuentra en ninguna de las situaciones de exclusión obligatorias u opcionales: sin condenas penales (corrupción, fraude, blanqueo de capitales, financiación del terrorismo), sin deudas fiscales o sociales, sin faltas profesionales graves, sin conflictos de intereses y sin incumplimientos previos en contratos públicos.
Parte IV — Criterios de selección. En función de lo que solicite el contratante, aquí declaras que cumples los criterios relativos a la capacidad económica y financiera (por ejemplo, volumen de negocios mínimo, ratios) y a la capacidad técnica y profesional (por ejemplo, referencias, títulos, certificaciones).
Parte V — Limitación del número de candidatos. Solo relevante en procedimientos en dos fases (procedimiento restringido, procedimiento competitivo con negociación). Aquí se proporciona información adicional si el poder adjudicador desea limitar el número de candidatos.
Parte VI — Declaraciones finales. Usted confirma que la información proporcionada es correcta y que puede presentar los documentos justificativos si así se le solicita.
Rellenar el UEA: el flujo de trabajo
El flujo de trabajo belga para la UEA se realiza a través de la plataforma de contratación electrónica y consta de tres pasos:
Paso 1: Descargar la solicitud UEA
Al publicar el contrato, la autoridad contratante presenta una solicitud UEA. Se trata de un archivo XML (espd-request.xml) en el que se especifican los motivos de exclusión y los criterios de selección aplicables. Puede descargar este archivo de e-Notification, en los documentos del encargo.
Paso 2: Rellene su respuesta UEA
Importa la solicitud UEA al servicio UEA belga (disponible a través de la plataforma e-Procurement) o al servicio ESPD europeo. A continuación, el sistema le mostrará solo los campos que son relevantes para ese contrato específico, por lo que no tendrá que rellenar todo el formulario.
Al rellenar el formulario, puede utilizar el enlace con Telemarc en el servicio UEA belga. A través de Telemarc, determinados datos se obtienen automáticamente de fuentes auténticas (KBO, RSZ, base de datos del IVA), lo que le permite reducir la cantidad de datos que debe introducir manualmente.
Rellene cuidadosamente todos los campos solicitados. Sea específico en las referencias y los importes: las respuestas vagas o incompletas pueden dar lugar a que se le considere no conforme.
Paso 3 — Exportar y enviar
Después de rellenarlo, exporta tu respuesta UEA en dos formatos:
- XML (
espd-respuesta.xml) — el archivo estructurado que puedes reutilizar en futuras suscripciones. - PDF: una versión legible para referencia.
Debes enviar ambos archivos junto con tu oferta a través de e-Tendering.
Reutilización: el poder de XML
El formato XML no es solo un detalle técnico. Es el mecanismo que hace que la UEA sea viable en caso de participaciones repetidas en licitaciones.
Cuando tengas que volver a inscribirte para una nueva tarea, importa tu anterior espd-respuesta.xml en el servicio UEA. El sistema rellena automáticamente todos los campos que ya se hayan completado anteriormente. Solo tendrás que realizar los ajustes específicos del pedido: añadir una nueva referencia, actualizar una cifra de facturación o indicar un nuevo certificado.
Por lo tanto, guarde siempre su más reciente espd-respuesta.xml en una ubicación fija. Acostúmbrate a archivar la versión XML después de cada inscripción.
Errores comunes
Subestimación de la Parte III. Los motivos de exclusión parecen obvios («no, no hemos sido condenados por fraude»), pero algunos motivos son más sutiles. ¿Tiene alguna disputa con la RSZ (Seguridad Social) sobre una cotización? En ese caso, debe indicarlo aquí, con una explicación de las medidas correctivas que ha tomado.
No preparar referencias. En la parte IV, el contratante suele solicitar referencias específicas: encargos de naturaleza y alcance similares, realizados en los últimos tres a cinco años. Asegúrate de mantener una lista actualizada con los nombres de los proyectos, los clientes, los importes y los periodos de ejecución.
Ignora la solicitud UEA. No rellenes sin más el formulario UEA genérico. Importa siempre la solicitud UEA específica del contratante, de modo que solo veas los campos relevantes y no omitas información por error.
No guardar XML. Si solo exportas el PDF y no guardas el XML, perderás la posibilidad de reutilizar rápidamente la UEA en una próxima inscripción.
¿Qué pasa después de la UEA?
La UEA es una prueba provisional. La autoridad contratante puede solicitar en cualquier momento del procedimiento que se presenten los documentos justificativos correspondientes. En la práctica, esto suele ocurrir solo con el licitador ganador, después de la decisión de adjudicación pero antes de la formalización del contrato.
Los documentos que deberá presentar incluyen, entre otros:
- Un extracto del registro de antecedentes penales (motivos de exclusión, parte III)
- Certificado de la Seguridad Social (deudas sociales)
- Certificado fiscal (IVA e impuestos directos)
- Cuentas anuales o extracto bancario (solvencia financiera)
- Lista de referencias con certificados de buena ejecución (competencia técnica)
En Bélgica, la autoridad contratante obtiene parte de esta información a través de Telemarc, pero no todos los documentos. Comprueba en el pliego de condiciones qué documentos justificativos debes presentar tú mismo.