Los pliegos de condiciones son todos los documentos aplicables al contrato público que elabora o menciona el comitente. El comitente es la autoridad pública que emite un contrato para una necesidad concreta, por ejemplo, la construcción de una carretera, la compra de un vehículo o la limpieza de un edificio. El pliego de condiciones contiene las condiciones y criterios que debe cumplir el contratista para ejecutar el contrato. El contratista es la empresa o persona que ejecutará el contrato a un precio determinado.
Los documentos de asignación pueden adoptar distintas formas, en función de la naturaleza y el valor de la asignación. En general, los documentos de asignación incluyen los siguientes elementos:
- El anuncio de contrato: es el documento en el que la Autoridad Contratante anuncia el contrato a los posibles contratistas. El anuncio contiene la información principal sobre el contrato, como la descripción, el presupuesto, el procedimiento, el plazo y el método de presentación. El anuncio se publica en el Boletín de Contratación Pública o en un sitio web europeo, dependiendo del valor y la naturaleza del contrato.
- La guía de selección: es el documento que la autoridad contratante puede utilizar en un procedimiento de dos etapas, como el procedimiento restringido, el procedimiento competitivo con negociación, el diálogo competitivo o la asociación para la innovación. La guía de selección es como el pliego de condiciones de la primera etapa, en la que el poder adjudicador selecciona a los candidatos que pueden participar en la segunda etapa. La guía de selección contiene las condiciones y criterios para la selección cualitativa de los candidatos, así como información general sobre el contrato y el desarrollo posterior del procedimiento.
- El pliego de condiciones: es el documento utilizado por el cliente para describir el contrato y definir las condiciones del mismo. El pliego de condiciones contiene las especificaciones técnicas, la justificación del precio, las condiciones de ejecución, los criterios de adjudicación y las condiciones generales. El pliego de condiciones se transmite a los candidatos o licitadores que pueden presentar una oferta para el contrato.
- La medición recapitulativa o inventario: es el documento utilizado por el comitente para determinar las cantidades y los precios unitarios del contrato. La medición sumaria o inventario forma parte del pliego de condiciones y sirve de base para calcular el precio total del contrato.
- La información adicional: es la información facilitada por el director a los candidatos o licitadores durante el procedimiento, por ejemplo, para responder a preguntas, introducir cambios o aportar aclaraciones. La información adicional debe comunicarse de manera oportuna y equitativa a todas las partes implicadas.
- El acuerdo: es el documento que firman el cliente y el contratista para concluir el encargo. El acuerdo contiene los elementos esenciales del contrato, como la identificación de las partes, la descripción del contrato, el precio, la duración y las firmas. El acuerdo se concluye tras la adjudicación del contrato y tras la expiración o resolución de cualquier recurso.
Así, los documentos de encargo son los documentos que el mandante redacta o menciona para regular el contrato público. Los documentos contractuales son vinculantes para el comitente y el contratista y deben cumplirse. Los documentos contractuales también deben ser claros, completos y correctos, y cumplir las leyes y principios de contratación pública.
